Organizacja dnia to temat ważny, niestety poświęcamy mu za mało uwagi. Zaczynasz dzień pełen energii od ambitnej listy zadań i chęci zrealizowania w 100% każdego z nich. Rozpoczynasz dzień od sprawdzenia skrzynki mailowej – idzie dobrze. W miarę upływu dnia pojawiają sprawy zaczynają nabierać szybkiego tempa, a twoja lista zadań i organizacja dnia rozpada się jak wieża Jenga, wysyłając Cię do domu pokonanego po raz kolejny.
Jak powinna wyglądać dobra organizacja dnia?
Jeśli organizacja dnia to dla Ciebie nowość, to pojawia się pytanie, jak lepiej zorganizować swój dzień pracy? Nie załamuj się – to błędne koło można przerwać, a twoje zamiary co do kolejnego dnia mogą zostać uratowane przez określenie priorytetów, skupienie uwagi i wykorzystanie odpowiednio zasobów twojej energii. Oto wszystko, co musisz wiedzieć o organizacji dnia pracy:
1. Wybierz właściwe rzeczy, nad którymi chcesz popracować
Istnieje prosta macierz 2×2 nazwana imieniem prezydenta USA Dwighta Eisenhowera, która może pomóc w określeniu priorytetów. Jak głosił generał: “Mam dwa rodzaje problemów: pilny i ważny. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”. Prawdopodobnie potraktowałeś zadania z listy zadań do wykonania jako “pilne” lub “ważne”, nie biorąc pod uwagę różnic między nimi. Matryca Eisenhowera pokaże Ci, jak i dlaczego powinieneś je rozróżniać.
Jak działa matryca Eisenhowera?
Matryca składa się z czterech pól, z których oś pozioma reprezentuje “pilność”, a oś pionowa “ważność”. Jeśli poświęcisz kilka minut na zaklasyfikowanie każdego z zadań do odpowiedniego pola, możesz zauważyć, że spędzasz czas na niewłaściwych zajęciach. Pilne, ale nieważne zadania zazwyczaj wywołują wiele niepokoju. Obejmują one m. in. wiadomości od kolegów i znajomych z prośbą o zaplanowanie spotkań lub udzielenie odpowiedzi klientom. Są to zadania, które wprowadzają nas w stały “tryb odpowiedzi”. I właśnie to odrywa nas od naszych najważniejszych zadań, ważnych, ale nie pilnych. Zadaniom tym zazwyczaj brakuje terminów, co sprawia, że kuszące jest klikanie na nie przyciskiem drzemki. Dla liderów mogą one obejmować pracę nad celami strategicznymi, długoterminowe planowanie, inwestowanie w talenty i budowanie marki.
2. Wykorzystaj maksymalnie czas na „pracę głęboką”
Smartfony sprawdzamy średnio 150 razy dziennie. Według profesora informatyki Cal’a Newport’a, znacznie ogranicza to naszą zdolność do jasnego i twórczego myślenia. Newport uważa, że lekarstwem jest tzw. Głęboka praca (ang. deep work), maksymalizująca intensywność pracy w przeliczeniu na jednostkę czasu. Przywołuje jedną z taktyk stosowanych przez profesora Uniwersytetu Pensylwanii Adama Granta, którą było “wrzucanie ciężkiej, ale ważnej pracy intelektualnej w długie, nieprzerwane odcinki”. W przypadku Granta oznaczało to poświęcenie semestru jesiennego na nauczanie oraz wiosenno-letniego na badania naukowe. Aby wykonywać pracę głęboką zalecane jest przestrzeganie odpowiedniego harmonogramu zapewniającego idealną równowagę pomiędzy wysiłkiem a odpoczynkiem. A jeśli to nie działa, można rozważyć lżejszą wersję Deep Work, 25-minutowy Pomodoro – powtarzające się 25-minutowe cykle pracy, po których następuje krótka przerwa.
3. Ustal, jak kosztowne są wszystkie Twoje spotkania.
Paul Graham, współzałożyciel inkubatora przedsiębiorczości Y Combinator, rozróżnia dwa rodzaje harmonogramów: harmonogram twórcy i harmonogram menedżera. Jeśli zmieniasz spotkania, połączenia konferencyjne i pocztę elektroniczną, prawdopodobnie będziesz miał harmonogram spotkań menedżerów. Menedżerowie mają tendencję do organizowania swoich dni w jednogodzinne bloki czasu. Domyślnie “zmieniają to, co robią co godzinę”. Twórcy to zazwyczaj pisarze, programiści i artyści. Ich praca wymaga długiego, nieprzerwanego czasu. Harmonogramy spotkań twórców i menedżerów zazwyczaj przecinają się, a obie grupy osób powinny rozumieć konsekwencje tych spotkań. Mogą mieć one wręcz efekt kaskadowy – jeśli np. spotkanie zaplanowane w środku dnia uniemożliwia rozpoczęcie innego ważnego projektu. Powinniśmy zawsze zadawać sobie pytanie: Czy to spotkanie jest konieczne?
4. Zjedz tę żabę!
Czy kiedykolwiek miałeś to jedno przerażające zadanie, które zdaje się pozostawać na Twojej liście rzeczy do zrobienia, wisząc nad Tobą jak ciemna chmura? Zadanie to jest przysłowiową żabą i należy starać się ją jeść jak najszybciej każdego dnia. Nawyk natychmiastowego zajęcia się tym najważniejszym zadaniem pomoże Ci zacząć od „zwycięstwa” na wczesnym etapie dnia.. Wykonanie tego zadania będzie miało potęgujący wpływ na Twoją efektywność – nada Ci impet do końca dnia. Po połknięciu “żaby”, nadszedł czas, aby po prostu przejść do kolejnych zdań z listy i jeszcze lepiej zorganizować swój dzień!
