Jak przeprowadzić skuteczne spotkanie? Takie spotkania są w Twoim kalendarzu co tydzień. Rozmowa w 4 oczy tylko z Twoim szefem po to, żeby porozmawiać… no właśnie, tylko o czym?
Ten czas jest bardzo cenny – zwłaszcza gdy Ty i Twój szef macie ogromną ilość obowiązków ciągu całego tygodnia. Jest to jedyna okazja, by nadać odpowiedni ton Twoim stosunkom z szefem. A ponieważ coraz więcej rozmów odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej, czas ten jest cenniejszy niż kiedykolwiek.
Czym właściwie jest skuteczne spotkanie?
Spotkanie ma dotyczyć Ciebie, a nie Twojego szefa, dlatego przejmij kontrolę nad kierunkiem rozmowy. Dla pracowników zatrudnionych od niedawna, takie rozmowy mają kluczowe znaczenie. Nadszedł czas, aby pomyśleć, w jaki sposób wykorzystujesz ten czas.
Przygotowaliśmy kilka wskazówek i trików, które pomogą Ci przeprowadzić rozmowę skutecznie.
Nie poświęcaj zbyt dużo czasu na podsumowanie zadań z minionego tygodnia
Spotkania z szefem mają bezpośrednio dotyczyć ciebie, a nie relacji z wykonanych przez Ciebie obowiązków. Spróbuj znaleźć inne platformy komunikacji, które umożliwią aktualizację statusu Twoich bieżących zadań. Porozmawiaj z szefem, aby dowiedzieć się w jakiej formie chce otrzymywać informacje o stopniu realizacji zadań. Potem po prostu przejdź do rzeczy, które nie mogą lub nie chcesz, żeby były komunikowane za pośrednictwem arkusza kalkulacyjnego bądź aplikacji.
Przygotuj agendę na spotkanie i wyślij ją z wyprzedzeniem
Skuteczne spotkanie to takie, które posiada agendę. Ustalenie jasnego porządku spotkania jest prostą metodą na zwiększenie jego efektywności. Przez cały tydzień zapisuj pytania do szefa we wspólnym dokumencie, a gdy nadejdzie już dzień spotkania, kolejność omawianych tematów będzie jasna. Twój szef może także z wyprzedzeniem wejść do dokumentu i przygotować odpowiedzi na poszczególne pytania. Może również sam dodać tematy, które chciałby z Tobą omówić.
Przemyśl dokładnie czas trwania spotkania
Skuteczne spotkanie nie może być ani za długie, ani za krótkie. Jeżeli przez cały tydzień jesteś ze swoim przełożonym na bieżąco, cotygodniowe godzinne spotkania mogą okazać się za długie – wtedy dopasujcie czas trwania do Waszych potrzeb. Być może zmiana sprawi, że spotkania będą bardziej efektywne i konkretne. Oczywiście, każdy ma inne potrzeby, zatem ramy czasowe powinny być dostosowane do obu zainteresowanych stron.
Inną opcją może być dzielenie spotkań na kilka krótszych – np. jedno półgodzinne na początku i drugie na końcu tygodnia. W ten sposób odpowiedzi na bieżące pytania mogą być aktualizowane, a projekty nie będą wymagały poprawek.
Przedyskutuj swoje cele zawodowe
Oprócz omawiania codziennych problemów, wykorzystaj ten czas, aby porozmawiać o perspektywach swojej kariery. Twój przełożony może być dla Ciebie wielkim wsparciem, jeśli wie, jakie są Twoje założenia. Przykładowo, jeśli chcesz ćwiczyć umiejętność przemawiania publicznie, poinformuj o tym swojego szefa – być może zbliża się okazja, podczas której mógłbyś przećwiczyć swoje umiejętności. Szef, który jest po Twojej stronie to wspaniałe wsparcie dla rozwoju Twojej kariery – ale żeby tak było, musi dokładnie znać Twoje cele.
Wyrażaj jasno swoje opinie i przyjmij również te dotyczące Ciebie
Nie czekaj, aż wyniki same trafią do Twojego szefa. Istotne jest, aby cały feedback trafiał do niego w odpowiednim czasie – tylko w ten sposób jest on użyteczny. Pamiętaj, że opinie mogą być różne, zarówno afirmatywne (kontynuuj pracę, która idzie Ci dobrze), ale również rozwojowe (możesz działać jeszcze lepiej, jeśli…). Pokazanie, że jesteś otwarty na każdą z nich, daje o Tobie wrażenie osoby skoncentrowanej na stałym rozwoju. Umiejętność udzielania i przyjmowania informacji zwrotnych jest jedną z najważniejszych zdolności przywódczych, dlatego nie ma żadnego powodu, by nie praktykować tego tak, często jak tylko to możliwe.
Porozmawiajcie na tematy niezwiązane z pracą
Pamiętaj, Twój szef też jest człowiekiem i ma swoje życie osobiste. Dzielenie się (w rozsądnych ilościach ;)) swoimi sprawami prywatnymi np. planami przeprowadzki, podróży, może wzmocnić relacje i zbudować zaufanie. Jeśli pokażesz swoje prawdziwe „ja”, Wasza komunikacja z pewnością będzie bardziej otwarta, a więź silniejsza. Jest szczególnie ważne, jeśli dopiero niedawno rozpocząłeś pracę na tym stanowisku lub pracujesz zdalnie.
Pamiętaj, że spotkania „w 4 oczy” z szefem, to czas Twój, a nie jego. Korzystaj z niego w sposób wydajny dla Ciebie – to sprawi, że z niecierpliwością będziesz czekał na cotygodniowe spotkanie.
