Gościem naszego cyklu #PRT jest Katarzyna Gołek. Pani Katarzyna jest rekruterką z niemal piętnastoletnim doświadczeniem zawodowym. Prowadzi projekty w sektorze technicznym oraz w life science. Pracowała zarówno w wewnętrznym dziale personalnym, jak i po stronie firmy rekrutacyjnej. Na co dzień współpracuje z firmami międzynarodowymi (tzw. big pharma) oraz z mniejszymi podmiotami o charakterze lokalnym. Ukończyła Psychologię na Uniwersytecie Warszawskim na dwóch specjalizacjach: „Organizacja Pracy/HR” oraz „Wspieranie rozwoju osobowości”.
„Jako córce naukowców jest mi łatwiej zrozumieć branżową terminologię, specyfikę i procesy, jednak każdą nową rekrutację traktuję jako okazję do pogłębienia wiedzy.” – Katarzyna Gołek
W rekrutacji w branży farmaceutycznej firmy często decydują się na skorzystanie z firm zewnętrznych. Czym taki proces różni się od standardowej rekrutacji, którą sami organizujemy? Jak długo trwa taka rekrutacja i jakie są jej etapy?
Proces rekrutacyjny prowadzony przez firmę zewnętrzną charakteryzuje się kilkoma unikalnymi elementami, które trudniej jest uwzględnić bezpośredniemu pracodawcy.
Największe różnice dotyczą etapu poszukiwań kandydatów. Oprócz ogólnodostępnych kampanii ogłoszeniowych firmy rekrutacyjne korzystają z własnych baz danych (takich jak bazy kandydatów, kontakty lub polecenia) oraz są w stanie przeprowadzić profesjonalny head hunting. Innymi słowy: zewnętrzny rekruter dociera bezpośrednio do osób, które mogłyby być odpowiednimi kandydatami.
Pracodawcy nie zawsze wypada dzwonić do konkurencji. Może też nie chcieć oficjalnie informować branży o prowadzonych poszukiwaniach. Jako zewnętrzni rekruterzy jesteśmy w stanie przeprowadzić tę część procesu bez informowania rynku o tym, dla kogo pracujemy.
Sam proces selekcji kandydatów przebiega zawsze w porozumieniu z firmą naszego klienta (liczba etapów, ewentualne zadania, business cases, weryfikacja konkretnych kompetencji). Jeżeli firma potrzebuje bardziej rozbudowanej formuły, jesteśmy w stanie doradzić wartościowe narzędzia. Jeśli natomiast sprawdza się praktyka klasycznego wywiadu rekrutacyjnego – będzie on również w taki sposób prowadzony przez nas.
W zależności od poziomu stanowiska rekrutacja może trwać od dwóch do ośmiu tygodni, natomiast zazwyczaj w ciągu od trzech do czterech tygodni przesyłamy nasze rekomendacje do pracodawcy. Dalszy harmonogram procesu uzależniony jest od potrzeb i możliwości naszych klientów.
Jak odpowiednio dobrać firmę zewnętrzną, aby mieć pewność, że rekrutacja będzie skuteczna? Jak współpracować z taką firmą, żeby osiągnąć zamierzone efekty?
Jeżeli pracodawca rozważa współpracę z firmą zewnętrzną, dobrze aby poszukał takiej, która posiada specjalizację branżową. W przypadku stanowisk sprzedażowych czy produkcyjnych, większość firm realizuje właśnie takie rekrutacje. Branże takie jak life science, w tym farmacja, nie są już tak powszechne wśród zewnętrznych rekruterów. Dlatego też, jeżeli pracodawcy zależy na zrozumieniu profili przez rekrutera oraz na realnej sieci kontaktów, warto zapytać o przykłady zrealizowanych ostatnio rekrutacji oraz o specjalizację tej osoby.
Kolejna kwestia to poznanie konkretnego rekrutera przed podjęciem decyzji o współpracy. W niektórych firmach za sprzedaż rozwiązań odpowiadają handlowcy lub business development managerowie, których rola ogranicza się wyłącznie do sformalizowania współpracy. Przedstawiają ofertę, ale nie będą w praktyce rozmawiać z kandydatami ani ich rekrutować. Jeżeli pracodawca poszukuje partnera po stronie firmy rekrutacyjnej, ważne jest aby zasygnalizował potrzebę spotkania z osobą, która później będzie bezpośrednio z nim współpracować.
Jakie są najczęstsze błędy i pułapki, z którymi spotykają się organizacje w kontekście współpracy z firmami rekrutacyjnymi? Na co należy zwracać uwagę?
Jednym z podstawowych błędów jest wybór najtańszej oferty współpracy, w imię zasady, iż wszyscy rekrutują tak samo. Specjalizacja, o której już wspominałam oraz możliwość poznania osoby, z którą będzie się współpracować, to kroki ułatwiające ominięcie pułapek niedopasowania. Istotne jest też to, czy dana osoba nie współpracuje z konkurencją pracodawcy. W tej sytuacji nie będzie w stanie prezentować kandydatów, którzy pochodzą z tych firm, ponieważ zapisy umowy (a także etyka pracy) uniemożliwiają aktywne pozyskiwanie kandydatów od swoich klientów.
Warto zwrócić również uwagę na skalę działalności firmy i dopasować ją do własnych oczekiwań. Jeżeli współpraca ma obejmować więcej typów stanowisk (np. stanowiska w badaniach klinicznych, ale też finansowe czy logistyczne) lub większy obszar geograficzny (terenowe siły sprzedaży lub serwisu) – warto rozejrzeć się za firmą o większym zasięgu. Niektórzy z moich klientów potrzebują wsparcia w rekrutacjach zagranicznych. Nasz międzynarodowy charakter umożliwia współpracę z lokalnymi konsultantami na całym świecie.
Dobór odpowiedniego kandydata to nie tylko sprawdzenie jego wiedzy i umiejętności. To także wybór osobowości i charakteru, aby jak najlepiej dopasować kandydata do zespołu. Jak dzielić się informacjami z firmą zewnętrzną?
Im dokładniej pracodawca przedstawi profil poszukiwanej osoby, tym większa szansa na wyłonienie przez rekrutera właściwego kandydata. Dotyczy to również tzw. kompetencji miękkich oraz dopasowania do klimatu czy kultury organizacyjnej firmy. Jeżeli tylko jest taka możliwość, warto się spotkać w „świecie rzeczywistym”, zobaczyć miejsce pracy, porozmawiać np. z osobą z zespołu, do którego rekrutujemy. Im więcej informacji trafi do rekrutera (werbalnych oraz wzrokowych), tym większy zrobi z nich użytek.
Dobrą praktyką jest również udział rekrutera w pierwszym etapie spotkań kandydatów z pracodawcą. W ten sposób też uczymy się kultury organizacyjnej, poznajemy lepiej profil poprzez pytania, które padają podczas rozmowy, a także jesteśmy w stanie zobaczyć preferowany styl komunikacji.
Jak mierzy Pani skuteczność i jakość pracy firm rekrutacyjnych? Po czym można stwierdzić, że taka współpraca jest udana?
W naszej organizacji prowadzimy kwartalne badania satysfakcji naszych partnerów biznesowych, które mają formę arkuszy oceny. Dane te są prezentowane naszym strukturom międzynarodowym i są dokładnie analizowane.
Jakość współpracy można również ocenić w wymiarze czysto praktycznym – jeżeli rekrutacje zamykają się z powodzeniem, a kandydaci stają się długofalowymi pracownikami jest to znak, że obie strony nawiązały dobrą współpracę. Nie bez znaczenia pozostaje też fakt tzw. „chemii” pomiędzy rekruterem a pracodawcą. Jeżeli wakaty zostają zamykane, a współpraca przebiega w dobrej atmosferze – jest to najlepsza forma weryfikacji jakości i skuteczności działania.
Zobacz także: PR firmy w procesie rekrutacji life science – Wywiad z Emilią Migas
