Rozmawianie przez telefon może być naprawdę kłopotliwe. Zwłaszcza że z biegiem czasu znaczenie rozmów telefonicznych mocno straciło na znaczeniu. Mimo że co jakiś czas dzwonisz do babci lub rodziców, profesjonalne rozmowy wymagają od Ciebie znacznie większego zaangażowania.
Co więc zrobić, jeśli musisz wykonać służbowy telefon, ale nigdy wcześniej nie trenowałeś takiej umiejętności? Jeśli jesteś introwertykiem, dobrze wiesz, jak nieprzyjemne może to być. Warto jednak przyswoić sobie kilka wskazówek, które pokażą Ci jak wypaść dobrze na każdej rozmowie telefonicznej. Wdrożenie ich w życie z czasem pomoże Ci podchodzić do każdej rozmowy spokojnie i profesjonalnie.
Pytaj o dzisiaj
Wielu z nas automatycznie rozpoczyna rozmowę telefoniczną od słów „Jak się masz?”. Dodanie jednego małego słowa może zupełnie odmienić bieg rozmowy. Zacznij więc od „Jak się masz dzisiaj?”. Zawężając zakres odpowiedzi na pytanie, zwiększysz prawdopodobieństwo, że otrzymasz ciekawą i zarazem konkretną odpowiedź. W końcu trudno jest odpowiedzieć na tak ogólne pytanie komuś, z kim nie znasz się zbyt dobrze. Spróbuj je uszczegółowić, a rozmową będzie przebiegać bardziej naturalnie.
W praktyce:
Jakie masz plany na dziś? Co ciekawego wydarzyło się dzisiaj? Jak mija Ci dzień?
Wspomnij o nowinkach branżowych
Zamiast od razu przechodzić do głównego tematu rozmowy, poświęć chwilę, aby porozmawiać o kilku wiadomościach z Waszej branży, które mogą zainteresować rozmówcę. Może być to niedawny post na branżowym blogu albo ostatnie nowinki dotyczące połączenia dwóch firm. Takie podejście pokazuje, że jesteś na bieżąco z tym, co dzieje się na świecie.
W praktyce:
Pomyślałem o Tobie, kiedy zobaczyłam dzisiaj na stronie X informację o Y. Pamiętam, że ten temat to Twój konik. Czytałeś ten artykuł? /
Wybierasz się na najbliższą konferencję do Poznania?
Co sądzisz o najnowszej zmianie algorytmów na stronie X?
Zapytaj o ich pracę
Wiele pracowników spędza dni spiesząc się na spotkanie i spiesząc się wychodząc z niego. Jeśli mają szczęście, znajdą minutę lub dwie na przemyślenie tego, co jeszcze przed nimi. Dając Twojemu rozmówcy okazję do podzielenia się sprawami codziennymi, pozwalasz im na chwilę refleksji i oddechu. Co więcej, Ty sam zyskujesz pogląd na ich codzienne obowiązki, a to może być dla Ciebie przydatne.
W praktyce:
Czy w tym tygodniu masz w planach jakiś ciekawy projekt? Czy dalej zajmujesz się prowadzeniem tych szkoleń?
Porozmawiaj o firmie
Bez względu na to, czy prowadzisz rozmowę kwalifikacyjną na nowe stanowisko czy chcesz rozeznać się w temacie, wykonaj chociaż niewielki research na temat firmy. Śledź firmę na Twitterze, LinkedIn, kontaktuj się z pracownikami. Może zauważyłeś, że kilka dni temu firma organizowała imprezę branżową albo świętowała zakończenie ważnego projektu? To tzw. Lodołamacze, które mają na celu rozpoczęcie rozmowy z uniknięciem niewygodnego, formalnego wstępu.
W praktyce:
Wasze firmowe spotkania wyglądają zawsze rewelacyjnie. Czy Twoje biuro organizuje je co tydzień?
Nowe logo zrobiło na mnie ogromne wrażenie. Nowa czcionka jest świetna. Kto je projektował?
Skup się na konkretach
Kiedy jesteś naprawdę zdenerwowany, trzymaj się tematu i skup na tym, czego chcesz się dowiedzieć. Jeśli zaplanowałeś rozmowę telefoniczną za pomocą aplikacji, nawiąż do tego krótko. Upewnij się także, że osoba, z którą rozmawiasz wyraźnie Cię słyszy. To może wydawać się nudne, ale pokaże, że traktujesz rozmowę poważnie, a przy okazji pomoże Ci się lekko rozluźnić.
W praktyce:
Domyślam się, że ta metoda umawiania rozmowy mogła być dla Ciebie nowością. Niestety, ale wymaga pobrania aplikacji. Czy wszystko przebiegło bez problemów?
Czy dobrze mnie słychać? Czasami mam problemy z zasięgiem.
Dziękuję bardzo, że zechciałeś umówić się ze mną na tę rozmowę. Daj znać, jeśli masz jakiekolwiek problemy z usłyszeniem mnie.
To oczywiście nie wszystkie „startery”, jakimi możesz rozpoczynać rozmowę telefoniczną. Im więcej rozmów przeprowadzisz, tym bardziej komfortowo będziesz się czuł podczas każdej kolejnej. Zacznij więc o tych wskazówek i przełam pierwsze lody. Każdy z nas miał kiedyś problemy z rozmawianiem przez telefon i to nie jest żaden powód do wstydu, aby korzystać z takich trików.
