Wielu świeżo zatrudnionych pracowników często dziwi się, dlaczego ich starsi koledzy z pracy tak bardzo nie lubią spotkań służbowych. Przecież rozmowa z ludźmi, burza mózgów to doskonała okazja do tego, by przez kilka godzin nie spoglądać w ekran komputera – gdzie jest haczyk? Dobra organizacja pracy to droga do sukcesu i realizacji obowiązków.
Z czasem dochodzą jednak do zbliżonych wniosków: większość spotkań jest nieefektywna (a czasem wręcz zupełnie bezproduktywna) i czasochłonna, a powrót do przerwanych przez nie zadań zajmuje kilkadziesiąt minut. Dlatego większość pracowników jest zwolennikami załatwiania maksymalnej liczby spraw za pośrednictwem maili. My także wiemy, jak bardzo mogą utrudnić pracę przedłużające się spotkania, dlatego mamy dla Was kilka wskazówek.
PRZED SPOTKANIEM – organizacja pracy
1. Przygotuj się do spotkania
Prawdopodobnie wiesz, że za kilka dni będziesz miał spotkanie. Wykorzystaj ten czas, aby się na nie przygotować. Upewnij się, że masz wszystko, aby zaprezentować się na spotkaniu lub je poprowadzić. Przejrzyj agendy wysłane przez Twoich kolegów, sprawdź, co musisz przynieść ze sobą i o czym będziecie dyskutować. Wiedząc zawczasu, co cię czeka zaoszczędzisz czas, który poświęciłbyś na wyszukiwanie informacji.
2. Zrób coś z wyprzedzeniem
Pamiętasz, co stało się po ostatnim spotkaniu? Zostało ci kilka rozpoczętych zadań, które musiałeś kończyć kolejnego dnia – czy jest to coś, co możesz zrobić wcześniej podczas przerwy na lunch albo zostając kilka minut dłużej w pracy? Dzięki temu mógłbyś odhaczyć kilka punktów z listy zadań i pozbyć się zaległości goniących Cię dzień po spotkaniu.
3. Zaplanuj jak wykorzystasz przerwy
Czasami zebrania kończą się za wcześnie, czasami pojawiają się nieprzewidziane opóźnienia. Innym razem zostają odwołane. (Bywa też tak, że 10 minut zajmuje samo podłączenie rzutnika ;)) Przygotuj się na te sytuacje i wykorzystaj je odpowiednio. Sporządź listy wszystkich czynności, które będziesz w stanie wykonać w ciągu 5 minut. Podczas przerwy, przejdź po prostu do tej listy, zamiast scrollować Facebooka. Wykorzystuj każdą wolną chwilę, jaką masz do dyspozycji.
W DNIU SPOTKANIA – organizacja pracy
1. Pracuj także podczas spotkania – w miarę możliwości
Nikt nie daje oficjalnego przyzwolenia na niesłuchanie na zabraniu, ale każdy zdaje sobie sprawę, że wszyscy czasem to robią. Wszyscy wiemy też, że czasem pojawiają się sytuacje kryzysowe, którymi trzeba się zająć, bez względu na to jak zagorzała dyskusja właśnie się toczy. Dlatego też, jeśli spotkanie jest nudne i bezcelowe, bez afiszowania się zajmij się odpisywaniem na maile, czy szybkim wypełnianiem tabelek.
2. Zjedz obiad
Jeśli w Twojej firmie nie jest to uważane za brak kultury, zjedz obiad podczas spotkania. Możesz także skorzystać z łazienki lub wyjść po małą przekąskę – to pozwoli Ci zachować energię na resztę dnia i nie tracić przerwy bez potrzeby.
3. Przygotuj się na długi pobyt w biurze
Jeśli jesteś pewien, że ten dzień będzie do reszty załadowany, prawdopodobnie nie uda Ci się wyjść z pracy o czasie. Konieczność pozostania w pracy dłużej niż musisz nigdy nie jest przyjemnością, ale nastawienie się na to może sprawić, że będzie mniej bolesna.
4. Anuluj swoje plany na wieczór
Nie przedłużaj swojego dnia planując coś jeszcze poza pracą. To nie oznacza, że jedyne, co masz robić w życiu to pracować, ale pamiętaj, że po tak intensywnym dniu możesz być wyczerpany bardziej niż się spodziewasz. Po tak długim dniu, zasługujesz na wieczorny relaks.
PO SPOTKANIU
1. Wstań wcześniej
Ustaw budzik nieco wcześniej i przyjedź do biura znacznie szybciej niż inni. Będąc w biurze samemu zyskasz czas na skupienie uwagi zanim dzień roboczy naprawdę się rozpocznie. Nawet jeśli jesteś przysłowiową sową, wcześniejsze rozpoczęcie dnia i sporządzenie listy rzeczy do zrobienia sprawią, że poczujesz się o wiele lepiej.
2. Unikaj tego w przyszłości
Możesz spróbować skorzystać z tych wskazówek, aby ograniczyć liczbę spotkań, w których będziesz musiał uczestniczyć w przyszłości. Zablokuj kilka godzin dziennie, przeznaczając je w 100% na pracę – będziesz miał pewność, że zdążysz wykonać swoje zadania. Nawet jeśli będziesz musiał trochę przesunąć te wyznaczone godziny, dostosowując się nieco do innych osób – wciąż będzie to dobre rozwiązanie. Stosuj się do powyższych wskazówek, a wykonywanie nadal swojej pracy w dniu wypełnionym spotkaniami stanie się wreszcie możliwe.
Zobacz także: Czy warto pracować w branży farmaceutycznej?
