Chociaż najczęstszą formą kontaktu w przypadku nagłej choroby jest telefon, napisanie maila z prośbą o wyrozumiałość również jest akceptowalne. Zanim jednak naciśniesz „Wyślij”, upewnij się, że Twój e-mail został poprawnie sformułowany, aby uniknąć jakichkolwiek przykrych konsekwencji, zarówno dla Ciebie, jak i dla całego zespołu.
W wielu firmach pokutuje przeświadczenie, że dzień, w którym zostajesz w domu z powodu choroby, jest także dniem, w którym odpisujesz z domu na wszystkie maile biznesowe. W swojej wiadomości powinieneś jasno wyrazić, czy jesteś w stanie na takie maile odpisywać lub czy może chciałbyś odpowiedzieć na nie zbiorczo po powrocie do zdrowia. Poinformuj swojego szefa także, czy jesteś w stanie udzielać na bieżąco odpowiedzi na pytania, które mogą się pojawiać w firmie podczas Twojej nieobecności.
Jeśli obawiasz się, że zarazisz cały zespół wracając do biura, ale jednak uważasz, że jesteś w stanie wykonywać wszystkie obowiązki z domu, z pewnością możesz zapytać szefa, czy istnieje tego dnia możliwość pracy zdalnej. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego wykorzystywania dnia urlopu. Warto jednak nie zakładać z góry, że tak będzie – być może Twój przełożony woli, abyś całkowicie wrócił do zdrowia, a potem jak najszybciej wrócił do biura.
Oto przykładowy e-mail, którym możesz posłużyć się pisząc swoją wiadomość w kryzysowej sytuacji.
Szanowny Panie/Pani (…)
Z powodu choroby, nie będę mógł dzisiaj zjawić się w pracy. Proszę o wykorzystanie jednego z moich dni urlopu na pokrycie dzisiejszej nieobecności.
Proszę poinformować mnie, gdyby były konieczne jakieś dodatkowe informacje. Przez cały dzień będę sprawdzał swoją skrzynkę mailową.
Z poważaniem,
XXX
Co jest najważniejsze w takiej wiadomości?
Przekaż swojemu przełożonemu najważniejsze informacje, dlaczego nie pojawisz się w pracy, ale nie bądź zbyt wylewny w informowaniu o szczegółach choroby. Nikt nie ma ochoty o tym słuchać. Oto kilka dodatkowych szczegółów, które możesz zawrzeć w swoim e-mailu:
- Czy będziesz stale w kontakcie mailowym/telefonicznym – możesz podać dodatkowo numer telefonu w razie pilnych spraw
- Czy planujesz wziąć płatny czy bezpłatny dzień wolny
- Przekaż informacje na temat osoby, która jest na bieżąco z działaniami dotyczącymi Twojego obecnego projektu
- Możesz wysłać osobną wiadomość do swojego zespołu – to pomoże im ustalić plan działania na czas Twojej nieobecności
- Rozważ ustawienie automatycznej odpowiedzi mailowej/telefonicznej na swojej poczcie/telefonie służbowym, dobrym pomysłem jest skierowanie rozmówcy do innej osoby, która może pomóc w nagłych pytaniach.
Kiedy wysłać wiadomość e-mail?
Powiadom swojego pracodawcę, kolegów z biura, klientów, tak szybko jak będzie to możliwe. Będzie to świadczyć o Twoim profesjonalizmie i szacunku do współpracowników. Może być to nawet późna godzina wieczorna lub bardzo wczesna poranna – jak tylko po wyłączeniu budzika zdasz sobie sprawę, że nie będziesz w stanie odejść do łóżka nawet na jeden krok
Zdecydowanie unikaj wysyłania tego typu wiadomości w trakcie rozpoczęcia normalnych godzin pracy, wtedy kiedy już powinieneś siedzieć przy swoim biurku. Może to zostać potraktowane inaczej niż byś sobie życzył – Twój szef może uznać, że po prostu zaspałeś. To wprowadzi też nieład w podziale obowiązków zanim szef znajdzie kogoś na Twoje czasowe zastępstwo.
