Zarządzanie zdalnymi pracownikami jest nie lada wyzwaniem. Umożliwienie swoim pracownikom pracy zdalnej jest inwestycją, która może być opłacalna zarówno dla jednej, jak i dla drugiej strony. Firmy, które dają takie możliwości mogą rekrutować najbardziej utalentowanych pracowników bez ograniczeń geograficznych. Pracownicy, którzy mają możliwość pracy z domu są według badań szczęśliwsi i bardziej wydajni i lojalni wobec swoje organizacji. Nic dziwnego więc, że znaczenie pracy zdalnej wciąż wzrasta.
Jakie podejście jest właściwe, jeśli chodzi o zarządzanie zdalnymi pracownikami?
Pracownicy zdalni nie muszą być traktowani inaczej niż ich odpowiednicy, którzy przychodzą do biura na co dzień. Utrzymując spójność komunikacji i oczekiwań, menedżerowie zróżnicowanych geograficznie zespołów mogą budować relacje, które pokonują dystans.
1. Ustal jasne oczekiwania.
Zaufanie i przejrzystość są podstawą udanej współpracy na odległość. Ty i Twój pracodawca powinniście szczegółowo przedyskutować wzajemne oczekiwania dotyczące czasu pracy, komunikacji i wyników na początku pracy zdalnej. Kiedy i jak często będziecie się sprawdzać? Jaka elastyczność harmonogramu jest dopuszczalna – czy będzie to np. wczesny start rano, aby pomieścić popołudniową przerwę na zabranie dziecka ze szkoły? Jakie są obowiązki i w jaki sposób wszelkie nowe informacje będą przekazywane zespołowi? Zdefiniowanie tych kwestii na początku daje pracownikom i kierownictwu jasność, jakie są obowiązki każdej ze stron i w jaki sposób będą mierzone wyniki.
2. Komunikuj się, używając jak największej liczby zmysłów.
Zarządzanie zdalnymi pracownikami to też komunikacja. W przypadku członka zespołu, który pracuje całkowicie poza biurem, należy rozważyć podejście mikro- i makro. Na przykład, możesz mieć jeden system do codziennego dzielenia się aktualnymi informacjami na temat postępów w realizacji zadań i natychmiastowych działań biznesowych, a także dłuższe zaplanowane spotkanie, być może co tydzień, w celu rozwiązania problemów o szerszym spektrum. Komunikacja za pomocą jak największej liczby zmysłów jest optymalnym rozwiązaniem. Zdecydowanie przeceniamy swoja umiejętność wyrażania emocji za pośrednictwem tekstu pisanego – jeśli jest możliwość użycia wideokonferencji, wykorzystaj ją. To pozwoli również na kontakt niewerbalny, tym bardziej, że intonacja łatwo może zmienić charakter wypowiedzi.
3. Jeden zestaw narzędzi.
Zarządzanie zdalnymi pracownikami wymaga wykorzystania więcej technologii, niż w przypadku pracy stancjonarnej. Technologia umożliwiła rozwój pracy na odległość. Ale technologia może być kapryśna. Aby płynnie zarządzać zdalnymi pracownikami wybierz zestaw narzędzi dla swojego zespołu, z których będziesz korzystać, a następnie upewnij się, że każdy ma wsparcie, którego potrzebuje, aby korzystać z nich w sposób konsekwentny. Nikt nie chce tracić czasu na rozwiązywanie problemów po rozpoczęciu spotkania, dlatego też należy przygotować plany awaryjne zdalnego połączenia, które będzie działać bezproblemowo w przypadku awarii jednego z systemów. Na małych spotkaniach grupowych, gdzie od wszystkich oczekuje się współpracy, niezbędna jest umiejętność słyszenia i widzenia siebie nawzajem.
4. Myśl perspektywicznie.
Sumienny pracownik zdalny stara się zrozumieć i dostosować do potrzeb i kultury organizacji. Aby pokazać, że zaangażowanie wychodzi z obu stron, spróbuj zrozumieć, jak wygląda organizacja z punktu widzenia pracownika zdalnego. Jeśli jest to możliwe, odwiedź zdalne biuro – ale tylko wtedy, gdy jest to konieczne, może być to uznane za przekroczenie granic relacji pracodawca- pracownik. Pomyśl o relacjach pomiędzy członkami zespołu, zarówno w biurze centralnym, jak i w odległych lokalizacjach. Gdy wszyscy członkowie zespołu znajdują się w odległych miejscach, istnieje wspólne zobowiązanie do zapewnienia wirtualnego i równego dostępu do informacji i kultury organizacji. Gdy tylko jedna lub kilka osób znajduje się poza centralną lokalizacją, zdalni pracownicy mogą łatwo poczuć się odsunięci od załogi.
5. Bądźcie cały czas na bieżąco.
Pracownicy zdalni cenią sobie bardziej elastyczność niż profity wynikające z pracy w biurze, niemniej jednak ważne jest aby zagwarantować równe zasady dla wszystkich pracowników korporacji. Zorganizuj kwartalne lub półroczne wyjazdy dla członków zespołu, aby wspólnie spędzać czas twarzą w twarz. Na początku każdej wideokonferencji w zespole poświęć kilka minut na rozmowę o swoich weekendach, dzieciach – rzeczach, które sprawiają, że koledzy czują się jak koledzy, a nie tylko współpracownicy. Jeśli twój zespół otrzymuje gadżety fundowane przez firmę, nie zapomnij wysłać upominków także dla pracowników zdalnych.
